Ręczne wprowadzanie faktur do systemu, to prawdziwa zmora dla niejednej księgowej, zwłaszcza gdy tych faktur są setki, a nawet tysiące. Niedawno na polskim rynku pojawiło się jednak lekarstwo na tę bolączkę – narzędzie Comarch OCR. Prawdziwe rozwinięcie skrótu OCR, to Optical Charakter Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Usługa ta rozpoznaje nie tylko pojedyncze znaki, ale całe faktury VAT.

Jak działa OCR

Aby skorzystać z narzędzia Comarch OCR, wystarczy mieć smartfona, aparat fotograficzny lub skaner oraz połączenie z Internetem. Następnie należy utrwalić obraz faktury w jednym z formatów plików graficznych (PDF, JPG, JPEG, TIFF, PNG) i pozwolić systemowi Comarch OCR działać.
System rozpoznaje dane takie jak nazwa kontrahenta, jego numer NIP, termin płatności faktury, data jej wystawienia, kwota netto/brutto, stawka VAT, forma płatności i w odpowiedni sposób je sortuje. Jedyne co pozostaje, to przenieść rozpoznane dokumenty do systemu księgowego (np. do rejestru VAT). System rozpoznaje faktury jednostronne, wielostronne, w PLN i walutach obcych. Aby OCR mógł spełnić swoją rolę, treść faktury musi być czytelna. Warto także podkreślić, że w razie gdyby systemowi nie udało się rozpoznać danej faktury, to można przesłać ją do Comarch celem rozpracowania jej przez inżynierów pracujących nad rozwojem systemu.

Jakie są korzyści z rozwiązania?

Wprowadzanie ręczne faktur to konieczność, która nie generuje wprost zysków w firmie, a zabiera dużo czasu. Przy dużej liczbie faktur miesięcznie firmy niejednokroć muszą zatrudniać dedykowane osoby wyłącznie do obsługi tego procesu, co generuje znaczne koszty finansowe. Również jako cała gospodarka moglibyśmy zyskać miliardy rocznie, gdyby zminimalizować liczbę takich procesów i alokować ten kapitał ludzki do zadań generujących większą wartość dodaną. Poza optymalizacją kosztów, implementacja OCR to także dobry przyczółek do informatyzacji kolejnych procesów w firmie, czyli wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Od 1 kwietnia 2020 r. wchodzi kolejny nowy obowiązek prawny tj. wprowadzenie nowego formatu deklaracji JPK_VAT vDEK (więcej tutaj(będzie hiperłącze)). System OCR to także narzędzie do szybszego i obarczonego mniejszym ryzykiem błędu generowania danych do rejestru VAT.

Ile to kosztuje?

Rozwiązanie to jest stosunkowo młode, bo swój debiut rynkowy miało w 2019 roku, więc deweloperzy stale pracują nad jego rozwojem. Według założeń producenta kolejną nowością ma być rozpoznawanie faktur zagranicznych. Poziom funkcjonalności jaki oferuje Comarch OCR w porównaniu z jego ceną (minimalny pakiet to 250 stron dokumentów miesięcznie za 150zł/netto) jest naprawdę zadowalający. Wdrożenie takiego rozwiązania może przynieść firmie szereg korzyści, dlatego warto je powierzyć specjalistom z Technology Business Partners!