Nazwa ERP pochodzi z angielskiego entrprise resource planning i oznacza kompleksowe narzędzie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Poprzez zasoby rozumie się nie tylko posiadany kapitał, zapasy czy maszyny, ale również najważniejsze procesy biznesowe (finanse, sprzedaż) i zasoby ludzkie. Słowem, ERP to oprogramowanie ułatwiające zarządzanie firmą bez względu na jej wielkość i złożoność.

Funkcjonalności systemów ERP

Dzisiejsze systemy ERP mają swoje korzenie w oprogramowaniu służącym do planowania zapotrzebowania na materiały (Material Requirements Planning). Jednak stały wzrost ich popularności i wyścig technologiczny pomiędzy producentami spowodowały znaczący rozwój posiadanych możliwości. Dzięki współcześnie liczącym się rozwiązaniom np. Comarch Optima ERP firma może zarządzać takimi obszarami jak:

Kiedy warto wdrożyć system ERP?

Największym mitem dotyczącym systemów ERP jest ten mówiący, że są rozwiązaniami wyłącznie dla dużych firm. Po pierwsze, na rynku znajdują się rozwiązania przygotowywane pod firmy różnej skali i tak np. Comarch posiada w swojej gamie Comarch ERP XT – dla mikroprzedsiębiorstw (nawet jednoosobowych), Comarch ERP Optima – dla małych i średnich przedsiębiorców. Po drugie, systemy ERP są projektowane w sposób modułowy, więc implementuje się tyle funkcjonalności, ile się rzeczywiście potrzebuje, a dodatkowe można uruchomić w każdej chwili. Jeżeli chodzi o koszty wdrożenia tego typu rozwiązań, również można mówić o ich proporcjonalności względem wielkości firmy. Konkretnie rzecz ujmując, przy implementacji systemu typu ERP trzeba liczyć się z dwoma głównymi kosztami: zakupem licencji oraz kosztami wdrożenia. W przypadku rozwiązań Comarch ERP, licencjonowanie takiego oprogramowania liczone jest za liczbę jednoczesnych dostępów do danego modułu, tak więc ponosimy koszt wyłącznie za wykorzystane funkcjonalności. Jeżeli spółka nie posiada własnego zaplecza IT, wtedy warto powierzyć wdrożenie profesjonalnej firmie. Dzięki temu zyskujemy pewność, że rozwiązanie będzie działać w sposób prawidłowy i maksymalnie wykorzystamy jego możliwości, a pracownicy zostaną wyszkoleni i otrzymają wsparcie podczas użytkowania systemu.

ERP – jakie przynosi korzyści?

Z zakupem systemu ERP jest jak z każdą inwestycją – przed jej podjęciem trzeba wykonać rzetelny rachunek zysków i ocenić, czy przewyższą poniesione koszty. Do najważniejszych korzyści z wdrożenia systemu ERP należą:
Optymalizacja kosztów – głównie kosztów pracy, poprzez automatyzację powtarzalnych procesów.
Dostęp do kluczowych danych „od ręki” – dzięki trzymaniu wszystkich danych w jednej, zintegrowanej bazie oraz posiadaniu efektywnego narzędzia, przedsiębiorca zwiększa swoją zdolność do szybkiego i trafnego podejmowania decyzji biznesowych. Ponadto zebranie danych nie wymaga dodatkowego angażowania pracowników, a integracja z aplikacjami mobilnymi daje do nich dostęp na całym świecie.
Poprawa jakości obsługi klienta – dzięki modułom CRM zyskuje się dostęp do pełnego przeglądu relacji z klientami, od danych kontaktowych po historię wizyt handlowca. Dzięki ERP można również wyposażyć handlowców w aplikacje mobilne zasilane bieżącymi danymi, co ułatwia proces przyjmowania zamówień, reklamacji, wystawiania faktur.
Bezpieczeństwo danych – wdrożenie systemu ERP jest znaczącym krokiem w zakresie wprowadzenia cyfrowego obiegu dokumentacji. Dzięki możliwości zdefiniowania profili użytkowników zmniejsza się prawdopodobieństwo, że dane wpadną w niepożądane ręce. Dokładając do tego rzetelne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, firma jest chroniona np. przed płaceniem okupu za zaszyfrowany dysk.
Poprawa efektywności pracowników – to poza wspomnianym wcześniej wyeliminowaniem czynności powtarzalnych, także możliwość pomiaru czasu pracy, wprowadzenia targetów, systemu zarządzania pojazdami służbowymi i wiele innych.

Jak wybrać odpowiedni system ERP?

Decyzja o wdrożeniu systemu ERP do łatwych nie należy. Na początku należy podjąć decyzję, jakie cele krótko- i długoterminowe chce zrealizować firmapoprzez wdrożenie nowego systemu. W drugiej kolejności warto poszukać partnera, który pomoże w wyborze odpowiedniego systemu, modułów oraz zaprojektuje i wcześniej wyceni cały projekt. Kluczowy jest wybór producenta oprogramowania. Warto zwrócić uwagę na to jak często produkt jest aktualizowany i dostosowywany do obowiązujących przepisów. Wybór systemu ERP to strategiczna decyzja, która będzie miała wpływ na działalność firmy przez wiele lat, dlatego warto postawić na sprawdzone rozwiązanie np. Comarch ERP Optima, który jest na rynku od ponad 27 lat (wcześniej jako Comarch ERP Klasyka) i został wdrożony w ponad 70 000 firm w Polsce oraz wyróżnia się na tle rynku zgodnością z przepisami.

ERP wybrany co dalej?

Wybór systemu ERP to nie koniec drogi. Wdrożenie to proces równie ważny jak wybór. To od umiejętności wdrożeniowca będzie zależeć czy wyciśniemy z produktu maksimum jego możliwości, a inwestycja przyniesie zwrot. Warto przy wyborze wdrożeniowca postawić na firmę łączącą kompetencje techniczne oraz wiedzę dotyczącą zagadnień biznesowych. Dobry wdrożeniowiec to także taki, który weźmie odpowiedzialność za utrzymanie zaimplementowanego oprogramowania. Użytkowanie systemu ERP to proces, który pozwala zwiększać jego możliwości wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, któremu służy. Zapytaj o wdrożenie systemu ERP w Technology Business Partners Sp. z o.o.